logistique evenementielle

Ce que vous devez savoir sur la logistique evenementielle

Lors de l’organisation d’un événement de n’importe quelle nature qu’il soit, la logistique evenementielle est indispensable. Elle est liée à la mise en oeuvre d’une organisation spécifique dans un lieu fixe. Pour faire la différence, chaque événement possède ses propres caractéristiques et ses actions à mener. Quand vient la question de la logistique, cette dernière doit pouvoir être orchestrée de manière rigoureuse pour répondre aux délais qu’exigent la réalisation d’un événement. Comprendre ce métier, c’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cet article.

Les spécificités de la logistique evenementielle

Dans le monde de l’événementiel, aucune manifestation ou rassemblement n’est organisé à l’identique. Que l’événement soit ponctuel ou qu’il se tienne régulièrement d’une année sur l’autre, il est essentiel de pouvoir se renouveler et d’apporter une touche d’originalité. Un événement implique donc un mode de production unique et des déploiements particuliers. Ainsi, la logistique evenementielle consiste à mettre en place une organisation bien précise pour répondre aux impératifs de temps et de budget. 

Tout projet événementiel se coordonne autour d’une date de début et de fin. Dans ces délais impartis, l’ensemble des ressources doit être acheminées vers le lieu où se tiendra l’évènement. C’est ici que rentre en jeu la logistique evenementielle qui consiste à prendre en charge la gestion des flux matériels et d’ordonner les différentes opérations pour la bonne organisation de l’événement. 

Parmi les axes principaux d’un cahier des charges de la logistique événement, nous retrouvons la mise à disposition des ressources matérielles tels que les moyens de transports ou les équipements et outils pour la préparation des lieux. De plus, la marche à suivre pour l’acheminement des biens et des moyens humains jusqu’à destination, ainsi que l’organisation du déroulé de l’événement y sont également spécifiés. 

Ce métier implique de devoir faire face à certaines contraintes liées à la sécurité et à quelques imprévus. Dans ce contexte plus ou moins délicat, il faut faire preuve d’une grande capacité d’adaptation pour gérer au mieux les risques et autres dangers qui pourraient impacter les opérations logistiques.  

Le rôle d’un logisticien evenementiel

Ce professionnel aguerri en logistique et transport est en plein coeur de l’organisation événementielle. En effet un logisticien spécialiste dans ce domaine a pour mission d’assurer la bonne livraison des équipements, matériels. Sans oublier la mise en place du mobilier et la préparation des infrastructures. Ces équipes terrain sont amenées à intervenir sur différentes sortes d’événements. A savoir, les manifestations culturelles, les événements institutionnels et rendez-vous d’entreprises tels que des séminaires, des salons ou des congrès. De même que les événements organisés dans la sphère privée comme les réceptions, soirées spéciales et mariages. 

L’objectif des logisticiens est de soutenir au mieux les professionnels ou particuliers qui font appel à leurs services. Cela consiste notamment à les libérer de certaines contraintes aussi bien matérielles qu’administratives. On citera par exemple la prise en charge des formalités douanières. Parmi les autres formes d’accompagnements de ces experts, on retrouve la surveillance des installations logistiques tout au long des événements,  la gestion du planning des tâches et de la co-activité pour veiller au respect des délais. Ils gèrent également l’aspect budgétaire des actions logistiques ainsi que la circulation des informations entre les différents intervenants. Le tout retranscrit dans des reporting détaillés permettant de suivre le déroulé des opérations à chaque étape.

Sur place, les logisticiens événementiels sont la plupart du temps les premiers arrivés. Avant de procéder aux installations, ils évaluent  le degré de faisabilité de ces dernières en fonction de la configuration des lieux. Ils sont aussi les derniers à partir. Ils ont pour responsabilité le démontage des infrastructures et doivent s’assurer que le matériel soit réexpédié sans encombre.

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